Warum Bürogestaltungsberatung datenbasiert sein muss
Früher wurde Bürogestaltung hauptsächlich nach dem Aussehen beurteilt. Passte es zum Gesamtbild? Spiegelte es die Marke wider? Wirkte es modern? Diese Aspekte sind zwar immer noch wichtig, reichen aber allein nicht mehr aus.
Heute sind Entscheidungen am Arbeitsplatz unternehmerische Entscheidungen. Sie beeinflussen Kosten, Leistung, Mitarbeiterbindung, Wohlbefinden und die Raumnutzung eines Unternehmens. Daher benötigt jede wichtige Designentscheidung mehr als nur eine ansprechende visuelle Idee. Sie bedarf wissenschaftlicher Belege.
Deshalb ist das moderne Bürogestaltungsberatung muss datengestützt sein.
Kunden stehen unter Druck, Investitionen zu rechtfertigen, Räumlichkeiten besser zu nutzen und veränderte Arbeitsmuster zu unterstützen. In diesem Umfeld lässt sich meinungsbasiertes Design kaum verteidigen. Führungskräfte wollen nicht hören, dass ein Layout, die Aufteilung der Besprechungsräume oder das Verhältnis von Schreibtischen aus Bauchgefühl gewählt wurde. Sie erwarten klare Begründungen. Sie wollen wissen, welches Problem gelöst werden soll, welche Belege die Entscheidung stützen und wie der Erfolg gemessen wird.
Dieser Wandel ist bereits in ganz Europa im Gange. Hybrides Arbeiten hat die Nachfrage verändert, die Leistung am Arbeitsplatz wird genauer gemessen und Immobilienteams stehen unter Druck, sowohl Effizienz als auch ein besseres Mitarbeitererlebnis zu bieten.
Entscheidungen am Arbeitsplatz sind heute Geschäftsentscheidungen.
Ein gut gestaltetes Büro sollte nach wie vor ansprechend aussehen, doch das Erscheinungsbild ist heute nur noch ein Teilaspekt. Der Arbeitsplatz beeinflusst direkt die Leistung der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit im Team und die Effizienz der Immobiliennutzung eines Unternehmens.
Ein zu großes Büro ist Geldverschwendung. Ein zu kleines Büro führt zu Konflikten. Eine Raumaufteilung, die die tatsächlichen Arbeitsabläufe ignoriert, kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen, Mitarbeiter frustrieren und teure Flächen ungenutzt lassen. In beiden Fällen geht es nicht nur um die Gestaltung, sondern auch um die Geschäftsergebnisse.
Deshalb hat die Unternehmensberatung an strategischerer Bedeutung gewonnen. Unternehmen stellen sich anspruchsvollere Fragen zu Auslastung, Zusammenarbeit, Flexibilität, Portfoliokosten und Mitarbeiterzufriedenheit. Die JLL-Studie „Future of Work 2024“, die auf den Befragungen von über 2,300 Entscheidungsträgern im Bereich Unternehmensimmobilien in 25 Märkten basiert, spiegelt diesen breiteren Fokuswechsel wider.
Meinungsgeleitetes Design hat ausgedient.
Jahrelang wurden viele Büroprojekte von Hierarchien, Vorlieben oder Gewohnheiten geprägt. Führungskräfte hatten oft feste Vorstellungen von Schreibtischanzahl, Grundrissen oder der Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Teilweise basierten diese Entscheidungen auf überholten Maßstäben.
Dieser Ansatz ist mittlerweile überholt.
Hybrides Arbeiten hat die Büronutzung verändert. Die Anwesenheitsmuster variieren je nach Team, Rolle und Wochentag. Gemeinsame Schreibtischnutzung ist üblicher geworden. Kollaborationsbereiche sind oft wichtiger als lange Reihen fester Schreibtische. Ruhezonen, Aufenthaltsbereiche und flexible Projektzonen spielen in vielen Büros heute eine größere Rolle als früher. Laut CBRE haben 80 % der aktuellen Büronutzer hybride Arbeitsmodelle eingeführt und planen, diese beizubehalten. Der British Council for Offices erklärt, dass hybrides Arbeiten die Annahmen hinter Büronutzung und -planung verändert hat.
Ein starker Bürogestaltungsberatung in London Der Ansatz sollte daher auf Fakten und nicht auf Vermutungen basieren. Kunden benötigen Wahlmöglichkeiten, die sie intern begründen und im Laufe der Zeit messen können.
Hybrides Arbeiten hat alte Benchmarks unzuverlässig gemacht.
Einer der deutlichsten Gründe für einen datengestützten Ansatz ist, dass die traditionelle Planungsmodellierung durch hybride Arbeitsformen an Zuverlässigkeit verloren hat.
Früher konnten Unternehmen mit Standardannahmen zu Auslastung, Schreibtischbelegung und Nachfrage nach Besprechungsräumen arbeiten. Diese Annahmen basierten jedoch auf besser vorhersehbaren Anwesenheitsmustern. Das ist heute nicht mehr der Fall.
Der British Council for Offices berichtet, dass in britischen Büros mittlerweile Spitzenzeiten unter der Woche vorherrschen. Die Auslastung liegt von Dienstag bis Donnerstag durchschnittlich bei 40 %, verglichen mit 30 % an allen Wochentagen. Laut Bericht ist die Auslastung von 80 % auf 66 % gesunken, was eine Neuausrichtung der Büroflächenplanung erforderlich macht.
Wie das niederländische Mitglied der Studio Alliance hervorhob, Ditt OfficemakersWenn ein Raum nicht richtig genutzt wird, erfüllt er seinen Zweck nicht. Genau deshalb sind Belegungsdaten so wichtig. Sie zeigen, ob der Arbeitsplatz das gewünschte Verhalten unterstützt.
Daten reduzieren das Risiko für Kunden
Einer der größten Vorteile eines datengesteuerten Prozesses ist die Risikominderung.
Büroeinrichtungen, Umzüge und Sanierungen erfordern erhebliche Investitionen. Sie prägen auch langfristige Immobilienentscheidungen. Wenn ein Unternehmen also die falsche Arbeitsplatzstrategie verfolgt, können die finanziellen und betrieblichen Folgen jahrelang anhalten.
Daten tragen auf verschiedene Weise zur Risikominderung bei. Sie unterstützen die bedarfsgerechte Dimensionierung von Arbeitsplätzen. Sie helfen Unternehmen, eine Über- oder Unterdimensionierung zu vermeiden. Und sie bieten Führungsteams eine solidere Grundlage für die langfristige Planung.
Die Leitlinien von JLL zu Daten über die Arbeitsplatznutzung verdeutlichen dies und verknüpfen Belegungsplanungsdaten mit besserer Entscheidungsfindung und Flächenoptimierung. Die umfassendere Studie „Future of Work“ zeigt zudem, dass Unternehmen in den nächsten Jahren einen stärkeren Fokus auf die Arbeitsplatznutzung und eine intelligentere Portfolionutzung erwarten.
Wie datengetriebene Beratung tatsächlich aussieht
Ein datengestützter Prozess besteht nicht nur aus Sensoren oder Dashboards. Gute Beratung setzt Informationen in konkrete Maßnahmen um.
Im gesamten Studio Alliance-Netzwerk umfasst die Beratung bereits Mitarbeiterbefragungen, Interviews, Workshops, Nutzungsdaten und Benchmarking. Jede dieser Methoden erfüllt eine andere Funktion.
Mitarbeiterbefragungen erfassen, wie die Mitarbeiter den aktuellen Arbeitsplatz erleben und was ihre Produktivität fördert. Interviews und Workshops liefern zusätzliche Informationen zu Teambedürfnissen, Unternehmensprioritäten und praktischen Problemen. Nutzungsdaten zeigen, wie die Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden. Benchmarking ordnet diese Erkenntnisse in einen breiteren Marktkontext ein.
Hier kommen erfahrene Fachkräfte ins Spiel. Büroinnenausstatter Es geht darum, echten Mehrwert zu schaffen. Die Daten selbst sind nur der Ausgangspunkt. Sie müssen richtig interpretiert, mit der Strategie verknüpft und in einen umsetzbaren Arbeitsplatzplan umgewandelt werden.
Das Design sollte vom tatsächlichen Verhalten bestimmt werden, nicht von Annahmen.
Das britische Mitglied der Studio Alliance, Area, hat darauf hingewiesen, dass führende Beratungsunternehmen bereits ergebnisorientiert und datenbasiert arbeiten. In der Praxis bedeutet dies, Verhaltensforschung zur Gestaltung von Designs zu nutzen, anstatt sich auf Annahmen zu stützen.
Das ist wichtig, weil Mitarbeiter Büros oft anders nutzen, als es die Führungsebene erwartet. Ein Unternehmen mag zwar meinen, mehr formelle Besprechungsräume zu benötigen, aber was die Mitarbeiter eigentlich brauchen, ist eine größere Auswahl an informellen Bereichen für die Zusammenarbeit, ruhigen Konzentrationszonen oder flexiblen Arbeitsplätzen.
Dies deckt sich mit den Erkenntnissen des breiteren Marktes. CBRE stellt fest, dass Unternehmen ihre Arbeitsplätze neu ausrichten, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen und gleichzeitig ihre Portfolios zu optimieren. Die Arbeitsplatzforschung von Gensler konzentriert sich darauf, wie sich die Gestaltung auf die Leistung von Einzelpersonen, Teams und Organisationen auswirkt.
CAPEXUSDas tschechische Mitglied der Studio Alliance ist ein gutes Beispiel dafür. Das Verständnis dafür, wie Menschen einen Arbeitsplatz tatsächlich nutzen, kann die Gestaltung, die Arbeitsabläufe und die Raumstrategie direkt beeinflussen.
Daten beziehen sich auch auf Wohlbefinden und Erfahrung.
Es besteht die Tendenz, Arbeitsplatzdaten rein betriebsbezogen zu betrachten. Auslastungsgrade. Schreibtischnutzung. Nachfrage nach Besprechungsräumen. Kosten pro Quadratmeter.
Das ist aber nur ein Teil des Bildes.
das italienische Mitglied der Studio Alliance, Il PrismaDies unterstreicht die grundsätzliche Erkenntnis, dass Daten Unternehmen auch dabei helfen, Wohlbefinden, Zusammenarbeit und Mitarbeitererfahrung besser zu verstehen. Die globale Arbeitsplatzstudie „Global Workplace Survey 2024“ von Gensler vertritt eine ähnliche Position und plädiert für einen menschenzentrierten Ansatz zur Bewertung der Arbeitsplatzleistung, um die Ergebnisse für Einzelpersonen, Teams und Organisationen zu verbessern. Gensler berichtet außerdem, dass leistungsstarke Arbeitsplätze doppelt so häufig in hochwertigen Bürogebäuden angesiedelt sind.
Diese Maßnahmen werden oft als weichere Faktoren bezeichnet, beeinflussen aber dennoch konkrete Geschäftsergebnisse. Ein besseres Arbeitsumfeld kann die Mitarbeiterbindung stärken. Eine verbesserte Zusammenarbeit kann die Leistungserbringung verbessern. Eine höhere Arbeitsplatzqualität kann zu einer besseren Performance beitragen.
Daten müssen mit der Strategie verknüpft werden.
Daten zu sammeln ist einfach im Vergleich dazu zu wissen, was man damit anfangen soll.
Hier scheitern oft schwächere Projekte im Bereich Arbeitsplatzgestaltung. Sie sammeln zwar Feedback aus Umfragen, Belegungsdaten und Nutzungsmuster, versäumen es aber, diese mit einer klaren strategischen Ausrichtung zu verknüpfen.
Ein Unternehmen profitiert nicht davon, zu wissen, dass Kollaborationsräume ausgelastet sind, es sei denn, diese Erkenntnis fließt in die Planung ein. Ebenso wenig profitiert es von einer ungleichmäßigen Auslastung, es sei denn, diese beeinflusst die Unternehmenspolitik, die Arbeitsplatzgestaltung oder Portfolioentscheidungen.
Der eigentliche Wert liegt in der Verknüpfung von Daten und Strategie.
Leesman bringt diesen Punkt gut auf den Punkt. Er sagt, ein notwendiger erster Schritt zur Schaffung eines großartigen Arbeitsplatzes sei, zu verstehen, was die Mitarbeiter benötigen und welche Probleme angegangen werden müssen. Das ist der Unterschied zwischen dem bloßen Sammeln von Informationen und deren richtiger Nutzung.
Belege für den Wandel hin zu datengestützter Büroplanungsberatung
Die folgende Tabelle zeigt, warum. Bürogestaltungsberatung verabschieden sich von einer annahmegeleiteten Planung und entwickeln sich hin zu einer evidenzbasierten Arbeitsplatzstrategie.
Was hat sich verändert
Was die Beweise zeigen
Warum das für die Bürogestaltungsberatung wichtig ist
Hybrides Arbeiten hat die Nutzung von Büros verändert.
CBRE-Studie zu hybriden Arbeitsplätzen Laut dieser Studie haben 80 % der derzeitigen Büronutzer hybride Arbeitsmodelle eingeführt und gehen davon aus, diese auch beibehalten zu können.
Die bisherigen Planungsannahmen bezüglich Schreibtischen, Anwesenheit und Raumaufteilung sind weniger zuverlässig.
Die Nutzungsmuster sind nicht mehr einheitlich.
Das Bericht des British Council for Offices zur veränderten Büronutzung sagt, dass nun die Spitzenzeiten unter der Woche dominieren und die Auslastung von 80 % auf 66 % gesunken ist.
Die Raumplanung muss sich nun an realen Nutzungsdaten orientieren, nicht an übernommenen Benchmarks.
Die Nachfrage nach Büroflächen in Großbritannien ist im Wochenverlauf uneinheitlich.
BCO-Belegungsergebnisse Die Auslastung lag von Dienstag bis Donnerstag im Durchschnitt bei 40 %, verglichen mit 30 % an allen Wochentagen.
Ein Arbeitsplatz kann an manchen Tagen stark ausgelastet und an anderen Tagen unterausgelastet wirken, daher müssen Designentscheidungen den tatsächlichen Bedarf widerspiegeln.
Erfahrung beeinflusst nun die Leistung
Genslers globale Arbeitsplatzumfrage 2024 untersucht, wie sich die Gestaltung des Arbeitsplatzes auf die Leistung von Einzelpersonen, Teams und Organisationen auswirkt.
Design darf nicht länger allein nach dem Aussehen beurteilt werden. Es muss die Leistung und die Mitarbeiterzufriedenheit unterstützen.
Leistungsstarke Arbeitsplätze sind mit Qualität verbunden.
In ihrer Forschung zur Arbeitsplatzerfahrung und deren Auswirkungen auf die Gebäudequalität Gensler zufolge befinden sich leistungsstarke Arbeitsplätze doppelt so häufig in hochwertigen Bürogebäuden.
Eine höhere Designqualität ist nicht nur visuell. Sie steht in einem messbaren Zusammenhang mit der Leistung am Arbeitsplatz.
Die Meinung der Mitarbeiter ist heute ein zentraler Input.
Leesmans Artikel über Einblicke in die Arbeitswelt sagt, dass das Verständnis der Bedürfnisse der Mitarbeiter ein notwendiger erster Schritt hin zu einem besseren Arbeitsplatz ist.
Mitarbeiterbefragungen und Erkenntnisse über das Verhalten der Mitarbeiter sollten frühzeitig in die Designentscheidungen einfließen und nicht erst im Nachhinein berücksichtigt werden.
Belegungsdaten unterstützen bessere Entscheidungen
JLLs Leitfaden zu Daten zur Arbeitsplatznutzung Einblicke in die Standortnutzung als Instrument für eine bessere Entscheidungsfindung und Belegungsplanung.
Daten helfen Kunden dabei, die Raumgröße optimal anzupassen, Verschwendung zu reduzieren und mit mehr Zuversicht zu investieren.
Die Unternehmensberatung wird strategischer.
JLL-Studie zur Zukunft der Arbeit 2024 stützt sich auf mehr als 2,300 Entscheidungsträger im Bereich Gewerbeimmobilien und hebt den Arbeitsplatz als strategische Priorität hervor.
Von Beratern wird zunehmend erwartet, dass sie nicht nur bei der Gestaltung, sondern auch bei Entscheidungen zu Arbeitsplätzen, Immobilien und Investitionen beraten.
Table: Branchenforschung zeigt, warum Entscheidungen zur Arbeitsplatzgestaltung heutzutage von Nutzungsdaten, Mitarbeitererkenntnissen und Geschäftsleistungsdaten geleitet werden müssen.
Der Wandel von annahmebasierter Gestaltung hin zu evidenzbasierter Arbeitsplatzstrategie beschränkt sich nicht auf einen Markt. Er findet in ganz Europa statt.
Das ist wichtig, weil verschiedene Länder und Unternehmenskulturen mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind. Hybrides Arbeiten, Portfolioeffizienz, Wettbewerb um Talente und die Forderung nach messbaren Ergebnissen sind keine isolierten Probleme. Sie betreffen alle Märkte. Studien von CBRE, JLL, Gensler und dem British Council for Offices weisen in diese Richtung, auch wenn sie das Thema jeweils aus einem etwas anderen Blickwinkel betrachten.
Durch die Studio Alliance wird diese Perspektive noch erweitert. Erkenntnisse werden marktübergreifend geteilt, Benchmarks gestärkt und Strategien lassen sich leichter skalieren. Für Unternehmen, die nach Bürogestaltungsberatung in EuropaDiese marktübergreifende Sichtweise ist wertvoll, weil sie lokales Wissen mit Erkenntnissen aus einem breiteren Arbeitsumfeld verbindet.
Bessere Ergebnisse ergeben sich aus einer Feedbackschleife.
Eines der stärksten Argumente für datengetriebene Beratung ist, dass sie einen kontinuierlichen Feedback-Kreislauf erzeugt.
Messen. Entwerfen. Verfeinern.
Das ist effektiver, als Bürogestaltung als einmalige Angelegenheit zu betrachten. Die Bedürfnisse am Arbeitsplatz verändern sich. Teams wachsen. Anwesenheitsmuster verschieben sich. Geschäftliche Prioritäten verändern sich. Ein datenbasierter Ansatz ermöglicht es, den Arbeitsplatz im Laufe der Zeit anzupassen, anstatt an alten Annahmen festzuhalten.
Das Ergebnis ist ein intelligenterer Arbeitsplatz, geringeres Risiko und bessere Geschäftsergebnisse. Deshalb ist datengestützte Büroplanungsberatung kein nettes Extra mehr, sondern der Standard, den anspruchsvolle Kunden erwarten sollten.
Fazit
Die Bürogestaltung hat sich weit über Oberflächen, Möbel und den ersten Eindruck hinaus entwickelt. Sie ist heute viel enger mit der Geschäftsstrategie verknüpft.
Unternehmen benötigen Arbeitsplätze, die Leistung fördern, Mitarbeiter anziehen und binden, Raum optimal nutzen und auch kritischen Prüfungen auf Vorstandsebene standhalten. Dazu braucht es mehr als nur kreatives Gespür. Es braucht Beweise.
Die besten Berater verstehen das. Sie nutzen Mitarbeitereinblicke, Nutzungsdaten, Interviews, Workshops und Benchmarking, um Entscheidungen zu treffen, die die tatsächliche Arbeitsweise der Menschen widerspiegeln. Sie verknüpfen Design mit messbaren Ergebnissen wie Auslastung, Engagement, Leistung und Effizienz. Und sie helfen ihren Kunden, eine Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln, die heute praktikabel und später anpassungsfähig ist.
Kurz gesagt: Datenbasierte Bürogestaltung zielt nicht darauf ab, Kreativität aus dem Prozess zu verbannen. Vielmehr geht es darum, Kreativität effektiver zu gestalten. Sie verleiht dem Design eine solidere Grundlage und einen klareren Zweck.
Und genau das brauchen Unternehmen vom modernen Arbeitsplatz.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter datengestützter Büroplanungsberatung?
Das bedeutet, dass Entscheidungen am Arbeitsplatz auf Fakten und nicht allein auf Präferenzen basieren. Berater nutzen Umfragen, Interviews, Nutzungsdaten, Workshops und Benchmarking, um zu verstehen, wie Räume genutzt werden und welche Bedürfnisse das Unternehmen hat.
Warum spielen Daten heutzutage eine so wichtige Rolle bei der Bürogestaltung?
Weil die Wahl des Arbeitsplatzes Kosten, Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und die langfristige Immobilienstrategie beeinflusst. Da hybrides Arbeiten die Büronutzung verändert, sind ältere Annahmen oft nicht mehr verlässlich.
Können Daten sowohl das Wohlbefinden als auch die Effizienz der Mitarbeiter verbessern?
Ja. Aussagekräftige Daten zum Arbeitsplatz können aufzeigen, wie Mitarbeiter das Büro erleben, wo Reibungspunkte entstehen und welche Arbeitsumgebungen Konzentration, Zusammenarbeit und Wohlbefinden fördern. Die Arbeitsplatzforschung von Gensler belegt zudem einen Zusammenhang zwischen Arbeitsplatzqualität und höherer Leistungsfähigkeit.
Welche Art von Daten werden üblicherweise erhoben?
Gängige Datenquellen sind Mitarbeiterbefragungen, Interviews mit Interessengruppen, Workshops am Arbeitsplatz, Belegungs- und Nutzungsdaten sowie Benchmarking mit ähnlichen Organisationen oder Branchen.
Verringert datengestütztes Design das Projektrisiko?
Ja. Es hilft Unternehmen, weder zu viel noch zu wenig Fläche zu nutzen, unterstützt bessere Investitionsentscheidungen und bietet Führungsteams eine fundiertere Planungsgrundlage. Die Leitlinien von JLL zur Arbeitsplatznutzung und die Studie „Zukunft der Arbeit“ untermauern diese These.
Ist dieser Ansatz nur für große Unternehmen sinnvoll?
Nein. Unternehmen jeder Größe können davon profitieren, die Leistungsfähigkeit ihres Arbeitsplatzes zu verstehen. Die Datenmenge mag variieren, das Prinzip bleibt jedoch gleich.
Führt ein datenorientierter Ansatz zu weniger Kreativität im Design?
Ganz und gar nicht. Es verleiht kreativen Entscheidungen eine solidere Grundlage. Das Design muss weiterhin ansprechend und durchdacht sein, orientiert sich aber an realen Bedürfnissen und nicht mehr nur an Annahmen.