De ce consultanța în design de birouri trebuie să fie bazată pe date
Designul birourilor era judecat în principal după aspect. Arăta pe măsura așteptărilor? Reflecta brandul? Era modern? Aceste lucruri contează în continuare, dar nu mai sunt suficiente în sine.
Astăzi, deciziile la locul de muncă sunt decizii de afaceri. Acestea afectează costurile, performanța, retenția angajaților, bunăstarea și modul în care o companie își folosește spațiul. Asta înseamnă că fiecare alegere majoră de design are nevoie de mai mult decât o idee vizuală bună. Are nevoie de dovezi.
De aceea, modernul consultanță în design de birouri trebuie să fie bazat pe date.
Clienții sunt sub presiune pentru a justifica investițiile, a utiliza mai bine spațiul și a susține schimbarea modelelor de lucru. Într-un astfel de mediu, designul bazat pe opinii este greu de apărat. Echipele de conducere nu vor să audă că o anumită configurație, un mix de săli de ședințe sau un raport între birouri au fost alese pentru că li s-a părut potrivit. Ei vor un raționament clar. Vor să știe ce problemă se rezolvă, ce dovezi susțin decizia și cum va fi măsurat succesul.
Și această schimbare se întâmplă deja în toată Europa. Munca hibridă a schimbat cererea, performanța la locul de muncă este măsurată mai atent, iar echipele din domeniul imobiliar sunt sub presiune pentru a oferi atât eficiență, cât și o experiență mai bună pentru angajați.
Deciziile de la locul de muncă sunt acum decizii de afaceri
Un birou bine proiectat ar trebui să arate bine în continuare, dar aspectul este acum doar o parte a sarcinii. Locul de muncă joacă un rol direct în modul în care oamenii performează, în modul în care echipele colaborează și în cât de eficient își folosește o afacere proprietatea.
Un birou prea mare irosește bani. Un birou prea mic creează fricțiuni. O amenajare care ignoră modul în care oamenii lucrează efectiv poate slăbi colaborarea, frustra personalul și lăsa spații costisitoare subutilizate. În fiecare caz, problema nu este doar designul. Este performanța afacerii.
De aceea, consultanța a devenit mai strategică. Companiile își pun întrebări mai dificile despre gradul de ocupare, colaborare, flexibilitate, costul portofoliului și experiența angajaților. Sondajul JLL privind viitorul muncii din 2024, bazat pe peste 2,300 de factori de decizie din domeniul imobiliar corporativ din 25 de piețe, reflectă această schimbare mai amplă de orientare.
Designul bazat pe opinii nu mai rezistă
Ani de zile, multe proiecte de birouri au fost modelate de ierarhie, preferințe sau obiceiuri. Părțile interesate de rang înalt aveau adesea opinii fixe cu privire la numărul de birouri, planurile etajelor sau ce ar trebui să includă un loc de muncă. În unele cazuri, aceste alegeri s-au bazat pe repere care nu se mai aplică.
Acea abordare este acum depășită.
Munca hibridă a schimbat modul în care sunt utilizate birourile. Modelele de prezență variază în funcție de echipă, de rol și de zi. Partajarea birourilor este mai frecventă. Spațiile de colaborare contează adesea mai mult decât rândurile lungi de birouri alocate. Zonele liniștite, spațiile sociale și zonele de proiect flexibile joacă acum un rol mai important în multe birouri decât o făceau odinioară. CBRE raportează că 80% dintre ocupanții actuali de birouri au adoptat și se așteaptă să susțină politici de lucru hibrid, în timp ce British Council for Offices a declarat că munca hibridă a schimbat ipotezele din spatele ocupării și planificării birourilor.
Puternic consultanță în design de birouri în Londra Prin urmare, abordarea ar trebui să se bazeze pe fapte, nu pe presupuneri. Clienții au nevoie de alegeri pe care le pot apăra intern și pe care le pot măsura în timp.
Munca hibridă a făcut ca vechile repere să fie nesigure
Unul dintre cele mai clare motive pentru o abordare bazată pe date este acela că munca hibridă a făcut ca modelele tradiționale de planificare să fie mai puțin fiabile.
În trecut, o companie ar fi putut funcționa pe baza unor ipoteze standard privind gradul de ocupare, alocarea birourilor și cererea de săli de ședințe. Însă aceste ipoteze au fost construite în jurul unor modele de prezență mai previzibile. Nu mai este cazul.
British Council for Offices raportează că vârfurile de la mijlocul săptămânii domină acum în birourile din Marea Britanie, ocuparea medie de marți până joi fiind de 40%, comparativ cu 30% în toate zilele lucrătoare. De asemenea, se arată că gradul de utilizare a crescut de la 80% la 66%, ceea ce a dus la o nouă abordare a planificării spațiului de birouri.
După cum a subliniat membrul olandez al Studio Alliance, Ditt Officemakers, dacă un spațiu nu este utilizat corespunzător, înseamnă că nu funcționează. Și exact de aceea contează datele privind ocuparea. Acestea arată dacă locul de muncă susține comportamentul așa cum a fost conceput.
Datele reduc riscul pentru clienți
Unul dintre cele mai mari avantaje ale unui proces bazat pe date este reducerea riscului.
Amenajările, relocările și renovările birourilor implică investiții majore. De asemenea, acestea influențează deciziile imobiliare pe termen lung. Așadar, atunci când o companie greșește în strategia locului de muncă, consecințele financiare și operaționale pot dura ani de zile.
Datele ajută la reducerea acestui risc în mai multe moduri. Acestea susțin dimensionarea corectă. Ajută companiile să evite supra-specificarea sau sub-specificarea locului de muncă. Și oferă echipelor de conducere o bază mai solidă pentru planificarea pe termen lung.
Îndrumările JLL privind datele privind utilizarea locului de muncă prezintă clar acest lucru, corelând datele privind planificarea ocupării cu o mai bună luare a deciziilor și optimizarea spațiului. Cercetarea sa mai amplă privind Viitorul Muncii arată, de asemenea, că firmele se așteaptă la o concentrare sporită asupra utilizării locului de muncă și a unei utilizări mai inteligente a portofoliului în următorii ani.
Cum arată de fapt consultanța bazată pe date
Un proces bazat pe date nu se rezumă doar la senzori sau tablouri de bord. O consultanță bună transformă informațiile în acțiune.
În rețeaua Studio Alliance, consultanța include deja sondaje în rândul angajaților, interviuri, ateliere, date de utilizare și analize comparative. Fiecare dintre aceste informații joacă un rol diferit.
Sondajele în rândul angajaților ajută la surprinderea modului în care oamenii percep locul de muncă actual și ce anume le susține productivitatea. Interviurile și atelierele adaugă context în jurul nevoilor echipei, priorităților afacerii și problemelor practice. Datele de utilizare dezvăluie modul în care spațiul este utilizat în mod real. Analiza comparativă plasează aceste constatări într-un context de piață mai larg.
Aici este locul unde a experimentat consultanți în design interior pentru birouri adăugați valoare reală. Datele în sine sunt doar punctul de plecare. Acestea trebuie interpretate corect, legate de strategie și transformate într-un plan de lucru care poate fi implementat.
Comportamentul real ar trebui să modeleze designul, nu presupunerile
Membrul Studio Alliance din Marea Britanie, Area, a subliniat că firmele de consultanță de top lucrează deja într-un mod axat pe rezultate și date. În practică, aceasta înseamnă utilizarea perspectivei comportamentale pentru a modela designul, în loc să se bazeze pe presupuneri.
Acest lucru este important deoarece oamenii folosesc adesea birourile diferit față de cum se așteaptă conducerea. O companie poate crede că are nevoie de săli de ședințe mai formale, când personalul are nevoie de fapt de o combinație mai largă de spații de colaborare informală, zone de concentrare liniștite sau medii flexibile de lucru.
Acest lucru se aliniază cu dovezile mai ample de pe piață. CBRE observă că ocupanții își reechilibrează locurile de muncă pentru a crea o experiență mai bună la birou, optimizând în același timp portofoliile, iar cercetarea Gensler privind locul de muncă se concentrează asupra modului în care designul afectează performanța individuală, a echipei și a organizației.
CAPEXUS, membrul ceh al Studio Alliance, este un bun exemplu în acest sens. Înțelegerea modului în care oamenii utilizează efectiv un loc de muncă poate influența în mod direct aspectul, fluxul și strategia spațială.
Datele sunt, de asemenea, despre bunăstare și experiență
Există o tendință de a considera datele de la locul de muncă ca fiind pur operaționale. Ratele de ocupare. Utilizarea birourilor. Cererea de săli de ședințe. Costul pe metru pătrat.
Dar aceasta este doar o parte a imaginii.
Membrul italian al Studio Alliance, Il Prisma, reflectă un punct de vedere mai larg, conform căruia datele ajută și companiile să înțeleagă bunăstarea, colaborarea și experiența. Sondajul global privind locul de muncă din 2024 realizat de Gensler prezintă o argumentație similară, pledând pentru o modalitate de evaluare a performanței la locul de muncă care pune oamenii pe primul loc pentru a îmbunătăți rezultatele pentru indivizi, echipe și organizații. Gensler raportează, de asemenea, că locurile de muncă cu performanțe ridicate sunt de două ori mai susceptibile de a fi amplasate într-o clădire de birouri de înaltă calitate.
Acestea sunt adesea descrise ca măsuri mai puțin stricte, dar ele afectează în continuare rezultatele concrete ale afacerii. O experiență mai bună poate sprijini retenția. O colaborare mai bună poate îmbunătăți rezultatele. O calitate mai bună a locului de muncă poate susține o performanță mai puternică.
Datele trebuie să fie legate de strategie
Colectarea datelor este ușoară în comparație cu a ști ce să faci cu ele.
Aici sunt adesea deficiențele proiectelor de mediu mai slabe. Acestea colectează feedback din sondaje, date despre ocupare și modele de utilizare, dar nu reușesc să le conecteze la o direcție strategică clară.
O companie nu beneficiază de faptul că știe că spațiile de colaborare sunt aglomerate, cu excepția cazului în care aceste informații îi influențează planificarea. Nu beneficiază de prezența inegală, cu excepția cazului în care acest lucru influențează politica, mixul de personal la locul de muncă sau deciziile privind portofoliul.
Adevărata valoare constă în conectarea datelor la strategie.
Leesman subliniază bine acest aspect. Se spune că un prim pas necesar în crearea unui loc de muncă excelent este înțelegerea a ceea ce au nevoie angajații de la acesta și a problemelor care trebuie abordate. Aceasta este diferența dintre simpla colectare a informațiilor și utilizarea lor corectă.
Dovezi din spatele trecerii la consultanța în design de birouri bazată pe date
Tabelul de mai jos arată de ce consultanță în design de birouri se îndepărtează de planificarea bazată pe presupuneri și se îndreaptă către o strategie la locul de muncă bazată pe dovezi.
Ce s-a schimbat
Ce arată dovezile
De ce este important pentru consultanța în design de birouri
Munca hibridă a schimbat modul în care sunt utilizate birourile
Cercetarea CBRE privind mediul de lucru hibrid spune că 80% dintre ocupanții actuali de birouri au adoptat și se așteaptă să susțină politici de lucru hibride.
Vechile ipoteze de planificare privind birourile, prezența și alocarea spațiului sunt mai puțin fiabile.
Modelele de utilizare nu mai sunt consecvente
Raportul British Council for Offices privind schimbarea utilizării birourilor spune că vârfurile de la mijlocul săptămânii domină acum, iar utilizarea a crescut de la 80% la 66%.
Planificarea spațiului trebuie acum să reflecte datele reale de utilizare, nu repere moștenite.
Cererea de birouri din Marea Britanie este neuniformă pe parcursul săptămânii
Constatările privind ocuparea BCO arată o ocupare medie de 40% de marți până joi, comparativ cu 30% în toate zilele săptămânii.
Un loc de muncă poate părea aglomerat în unele zile și subutilizat în altele, așa că deciziile de design trebuie să reflecte cererea reală.
Experiența afectează acum performanța
Sondajul global privind locul de muncă realizat de Gensler în 2024 examinează modul în care designul locului de muncă afectează performanța individuală, a echipei și a organizației.
Designul nu mai poate fi judecat doar după aspect. Acesta trebuie să susțină performanța și experiența angajaților.
Locurile de muncă performante sunt legate de calitate
În cadrul cercetarea experienței la locul de muncă privind calitatea construcțiilor Gensler afirmă că locurile de muncă de înaltă performanță sunt de două ori mai predispuse să se afle într-o clădire de birouri de înaltă calitate.
O calitate mai bună a designului nu este doar vizuală. Are o legătură măsurabilă cu performanța la locul de muncă.
Perspectiva angajaților este acum o contribuție esențială
Articolul lui Leesman despre locul de muncă spune că înțelegerea nevoilor angajaților este un prim pas necesar către un loc de muncă mai bun.
Sondajele în rândul angajaților și analizele comportamentale ar trebui să modeleze deciziile de design din timp, nu să fie tratate ca o idee ulterioară.
Datele despre ocupare susțin decizii mai bune
Ghidul JLL despre date privind utilizarea locului de muncă poziționează informațiile despre utilizare ca instrument pentru o mai bună luare a deciziilor și planificare a ocupării.
Datele îi ajută pe clienți să dimensioneze corect spațiul, să reducă risipa și să investească cu mai multă încredere.
Consultanța devine din ce în ce mai strategică
Sondajul JLL privind viitorul muncii 2024 se bazează pe peste 2,300 de factori de decizie din domeniul CRE și evidențiază locul de muncă ca o prioritate strategică.
Consultanții sunt din ce în ce mai așteptați să ofere consultanță cu privire la locul de muncă, imobiliare și decizii de investiții, nu doar cu privire la design.
Masa: Cercetări în industrie care arată de ce deciziile privind designul locului de muncă trebuie acum să fie ghidate de utilizare, informațiile despre angajați și datele privind performanța afacerii.
Trecerea de la designul bazat pe presupuneri la strategia la locul de muncă bazată pe dovezi nu se limitează la o singură piață. Ea se întâmplă în întreaga Europă.
Acest lucru este important deoarece diferite țări și culturi de afaceri se confruntă cu multe dintre aceleași presiuni. Munca hibridă, eficiența portofoliului, concurența talentelor și cererea de rezultate măsurabile nu sunt probleme izolate. Ele sunt comune pe toate piețele. Cercetările realizate de CBRE, JLL, Gensler și British Council for Offices indică toate în această direcție, chiar dacă fiecare abordează subiectul dintr-un unghi ușor diferit.
Prin intermediul Studio Alliance, această perspectivă merge mai departe. Informațiile sunt partajate pe piețe, parametrii de referință devin mai puternici, iar strategiile devin mai ușor de scalat. Pentru companiile care caută consultanță în design de birouri în Europa, această perspectivă trans-piață este valoroasă deoarece combină cunoștințele locale cu dovezi mai ample de la locul de muncă.
Rezultate mai bune vin dintr-o buclă de feedback
Unul dintre cele mai puternice argumente pentru consultanța bazată pe date este acela că aceasta creează o buclă continuă de feedback.
Măsoară. Proiectează. Rafinează.
Acest lucru este mai eficient decât tratarea designului biroului ca pe un exercițiu singular. Locul de muncă are nevoie de schimbare. Echipele cresc. Modelele de prezență se schimbă. Prioritățile afacerii se modifică. O abordare bazată pe date permite locului de muncă să reacționeze în timp, în loc să se fixeze în jurul vechilor presupuneri.
Rezultatul este un loc de muncă mai inteligent, riscuri mai mici și rezultate mai bune în afaceri. Și de aceea, consultanța în design de birouri bazată pe date nu mai este un plus plăcut. Este standardul la care ar trebui să se aștepte clienții serioși.
Concluzie
Designul birourilor a depășit cu mult finisajele, mobilierul și primele impresii. Acum se află mult mai aproape de strategia de afaceri.
Companiile au nevoie de locuri de muncă care să susțină performanța, să atragă și să rețină angajații, să utilizeze spațiul cu înțelepciune și să reziste controlului la nivel de consiliu de administrație. Acest lucru necesită mai mult decât instinct creativ. Necesită dovezi.
Cei mai buni consultanți înțeleg acest lucru. Ei folosesc informații despre angajați, date despre utilizare, interviuri, ateliere și benchmarking pentru a lua decizii care reflectă modul în care oamenii lucrează efectiv. Ei leagă designul de rezultate măsurabile, cum ar fi utilizarea, implicarea, performanța și eficiența. Și îi ajută pe clienți să construiască o strategie la locul de muncă care este practică acum și adaptabilă mai târziu.
Pe scurt, consultanța în design de birouri bazată pe date nu are ca scop eliminarea creativității din proces. Este vorba despre creșterea eficienței creativității. Oferă designului o bază mai solidă și un scop mai clar.
Și asta este ceea ce au nevoie companiile de la locul de muncă modern.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă consultanță în design de birouri bazată pe date?
Aceasta înseamnă că deciziile la locul de muncă se bazează pe dovezi, nu doar pe preferințe. Consultanții folosesc sondaje, interviuri, date de utilizare, ateliere și analize comparative pentru a înțelege cum este utilizat spațiul și ce are nevoie afacerea de la acesta.
De ce sunt datele atât de importante în designul birourilor acum?
Deoarece alegerile la locul de muncă afectează costurile, productivitatea, experiența angajaților și strategia pe termen lung a proprietății. Odată cu schimbarea modului în care sunt utilizate birourile, ipotezele mai vechi adesea nu mai sunt fiabile.
Pot datele să îmbunătățească atât bunăstarea angajaților, cât și eficiența?
Da. Datele relevante privind locul de muncă pot arăta cum percep oamenii biroul, unde există dificultăți și ce tipuri de contexte susțin o concentrare, o colaborare și un confort sporite. Cercetările Gensler privind locul de muncă fac, de asemenea, o legătură între calitatea locului de muncă și performanțe mai puternice.
Ce fel de date sunt de obicei colectate?
Sursele comune includ sondajele cu angajații, interviurile cu părțile interesate, atelierele de lucru la locul de muncă, datele despre ocupare și utilizare și analizele comparative cu organizații sau sectoare similare.
Reduce designul bazat pe date riscul proiectului?
Da. Ajută companiile să evite ocuparea unui spațiu prea mare sau prea mic, susține decizii de investiții mai bune și oferă echipelor de conducere o bază mai solidă pentru planificare. Îndrumările JLL privind utilizarea locului de muncă și cercetarea privind viitorul muncii susțin ambele această afirmație mai amplă.
Este această abordare utilă doar pentru companiile mari?
Nu. Companiile de diferite dimensiuni pot beneficia de pe urma înțelegerii performanței locului lor de muncă. Cantitatea de date poate varia, dar principiul este același.
O abordare bazată pe date face designul mai puțin creativ?
Deloc. Oferă deciziilor creative o bază mai solidă. Designul trebuie să fie în continuare captivant și bine gândit, dar este modelat de nevoi reale, nu doar de presupuneri.