Dlaczego doradztwo w zakresie projektowania biur musi opierać się na danych

Kiedyś wystrój biura oceniano głównie na podstawie wyglądu. Czy pasował do charakteru? Czy odzwierciedlał markę? Czy był nowoczesny? Te rzeczy wciąż mają znaczenie, ale same w sobie już nie wystarczą.

Dziś decyzje dotyczące miejsca pracy są decyzjami biznesowymi. Wpływają na koszty, wydajność, retencję, dobre samopoczucie i sposób, w jaki firma wykorzystuje swoją przestrzeń. Oznacza to, że każdy ważny wybór projektowy wymaga czegoś więcej niż tylko dobrego pomysłu wizualnego. Wymaga dowodów.

Dlatego nowoczesne doradztwo w zakresie projektowania biur musi opierać się na danych.

Klienci są pod presją uzasadnienia inwestycji, lepszego wykorzystania przestrzeni i wspierania zmieniających się modeli pracy. W takim środowisku trudno bronić projektowania opartego na opiniach. Zespoły kierownicze nie chcą słyszeć, że układ, układ sal konferencyjnych czy proporcje biurek zostały wybrane, bo wydawały się właściwe. Oczekują jasnego uzasadnienia. Chcą wiedzieć, jaki problem jest rozwiązywany, jakie dowody potwierdzają słuszność decyzji i jak będzie mierzony sukces.

Ta zmiana już ma miejsce w całej Europie. Praca hybrydowa zmieniła popyt, wydajność pracy jest mierzona bardziej szczegółowo, a zespoły zajmujące się nieruchomościami stoją pod presją zapewnienia zarówno wydajności, jak i lepszego doświadczenia pracowników. 

Dobrze zaprojektowane biuro nadal powinno dobrze wyglądać, ale estetyka to teraz tylko jeden z elementów pracy. Miejsce pracy ma bezpośredni wpływ na wydajność pracowników, współpracę zespołów i efektywność wykorzystania zasobów firmy.

Zbyt duże biuro to strata pieniędzy. Zbyt małe biuro powoduje tarcia. Układ, który ignoruje sposób, w jaki ludzie faktycznie pracują, może osłabiać współpracę, frustrować pracowników i pozostawiać kosztowną przestrzeń niewykorzystaną. W każdym przypadku problemem nie jest sam projekt. Chodzi o wydajność firmy.

Właśnie dlatego doradztwo stało się bardziej strategiczne. Firmy zadają sobie trudniejsze pytania dotyczące obłożenia, współpracy, elastyczności, kosztów portfela i doświadczeń pracowników. Badanie JLL „Future of Work” z 2024 roku, przeprowadzone wśród ponad 2,300 decydentów w sektorze nieruchomości korporacyjnych na 25 rynkach, odzwierciedla tę szerszą zmianę priorytetów.

Przez lata wiele projektów biurowych było kształtowanych przez hierarchię, preferencje lub nawyki. Kierownicy projektów często mieli sztywne poglądy na temat liczby biurek, planów pięter lub tego, co powinno zawierać miejsce pracy. W niektórych przypadkach decyzje te opierały się na kryteriach, które już nie obowiązują.

To podejście jest już nieaktualne.

Praca hybrydowa zmieniła sposób, w jaki wykorzystywane są biura. Frekwencja różni się w zależności od zespołu, roli i dnia. Współdzielenie biurek jest coraz powszechniejsze. Przestrzenie do współpracy często mają większe znaczenie niż długie rzędy przypisanych biurek. Ciche strefy, przestrzenie socjalne i elastyczne strefy projektowe odgrywają obecnie w wielu biurach większą rolę niż kiedyś. CBRE podaje, że 80% obecnych najemców biur przyjęło i oczekuje utrzymania polityki pracy hybrydowej, a British Council for Offices twierdzi, że praca hybrydowa zmieniła założenia dotyczące obłożenia i planowania biur. 

Silny doradztwo w zakresie projektowania biur w Londynie Podejście powinno zatem opierać się na faktach, a nie na domysłach. Klienci potrzebują wyborów, których mogą bronić wewnętrznie i mierzyć w czasie.

Jednym z oczywistych powodów przemawiających za podejściem opartym na danych jest fakt, że hybrydowy model pracy sprawił, że tradycyjne modele planowania stały się mniej niezawodne.

W przeszłości firmy mogły opierać się na standardowych założeniach dotyczących obłożenia, przydziału biurek i zapotrzebowania na sale konferencyjne. Jednak założenia te opierały się na bardziej przewidywalnych wzorcach obecności. Teraz już tak nie jest.

British Council for Offices informuje, że w brytyjskich biurach dominują obecnie szczyty w środku tygodnia, a od wtorku do czwartku obłożenie wynosi średnio 40% w porównaniu z 30% we wszystkie dni robocze. Rada podaje również, że wskaźnik wykorzystania powierzchni biurowej spadł z 80% do 66%, co skłania do nowego podejścia do planowania przestrzeni biurowej.

Jak podkreślił holenderski członek Studio Alliance, Ditt OfficemakersJeśli przestrzeń nie jest właściwie wykorzystywana, nie działa. I właśnie dlatego dane o obłożeniu są tak ważne. Pokazują, czy miejsce pracy wspiera zachowania w sposób, w jaki powinno.

Jedną z największych zalet procesu opartego na danych jest to, że zmniejsza ryzyko.

Aranżacja, relokacja i remonty biur wiążą się ze znacznymi inwestycjami. Mają one również wpływ na długoterminowe decyzje dotyczące nieruchomości. Dlatego, gdy firma źle opracuje strategię zarządzania miejscem pracy, konsekwencje finansowe i operacyjne mogą trwać latami.

Dane pomagają ograniczyć to ryzyko na kilka sposobów. Wspierają odpowiednie skalowanie. Pomagają firmom unikać nadmiernego lub niedostatecznego specyfikowania miejsca pracy. I dają zespołom kierowniczym solidniejszą podstawę do długoterminowego planowania.

Wytyczne JLL dotyczące danych o wykorzystaniu miejsc pracy jasno to obrazują, łącząc dane dotyczące planowania obłożenia z lepszym podejmowaniem decyzji i optymalizacją przestrzeni. Szersze badanie JLL dotyczące przyszłości pracy pokazuje również, że firmy spodziewają się większego nacisku na wykorzystanie miejsc pracy i bardziej inteligentne wykorzystanie portfela w ciągu najbliższych kilku lat. 

Proces oparty na danych to nie tylko czujniki czy panele kontrolne. Dobre doradztwo przekształca informacje w działania.

W całej sieci Studio Alliance doradztwo obejmuje już ankiety pracownicze, wywiady, warsztaty, dane dotyczące wykorzystania zasobów i benchmarking. Każde z tych źródeł odgrywa inną rolę.

Ankiety pracownicze pomagają zrozumieć, jak ludzie postrzegają obecne miejsce pracy i co wspiera ich produktywność. Wywiady i warsztaty pozwalają na dogłębne poznanie potrzeb zespołu, priorytetów biznesowych i praktycznych zagadnień. Dane dotyczące wykorzystania przestrzeni ujawniają, jak jest ona faktycznie wykorzystywana. Analiza porównawcza umieszcza te ustalenia w szerszym kontekście rynkowym.

To tutaj doświadczony konsultanci ds. projektowania wnętrz biurowych dodać realną wartość. Same dane to dopiero punkt wyjścia. Trzeba je właściwie zinterpretować, powiązać ze strategią i przekształcić w plan działania w miejscu pracy, który można wdrożyć.

Area, brytyjski członek Studio Alliance, zwrócił uwagę, że wiodące firmy konsultingowe już teraz działają w sposób zorientowany na wyniki i dane. W praktyce oznacza to wykorzystywanie analizy behawioralnej do kształtowania projektu, a nie poleganie na założeniach.

Ma to znaczenie, ponieważ ludzie często korzystają z biur inaczej, niż oczekuje tego kierownictwo. Firma może uważać, że potrzebuje bardziej formalnych sal konferencyjnych, podczas gdy pracownicy tak naprawdę potrzebują szerszego wachlarza nieformalnych przestrzeni do współpracy, cichych stref skupienia lub elastycznych miejsc do spotkań.

Jest to zgodne z szerszymi danymi rynkowymi. CBRE zauważa, że ​​najemcy dokonują rebalansowania miejsc pracy, aby zapewnić lepsze wrażenia w biurze, a jednocześnie optymalizować portfele, a badania Genslera dotyczące środowiska pracy koncentrują się na tym, jak projekt wpływa na wydajność jednostek, zespołów i organizacji. 

CAPEXUS, czeski członek Studio Alliance, jest dobrym przykładem tego w praktyce. Zrozumienie, jak ludzie faktycznie korzystają z miejsca pracy, może bezpośrednio wpłynąć na układ, przepływ i strategię przestrzenną.

Istnieje tendencja do postrzegania danych z miejsca pracy jako czysto operacyjnych. Wskaźniki obłożenia. Wykorzystanie biurek. Zapotrzebowanie na sale konferencyjne. Koszt za metr kwadratowy.

Ale to tylko część obrazu.

Włoski członek Studio Alliance, Il Prisma, odzwierciedla szerszy pogląd, że dane pomagają firmom zrozumieć dobrostan, współpracę i doświadczenia. W badaniu Global Workplace Survey 2024 firmy Gensler przedstawiono podobny argument, argumentując za tym, aby w pierwszej kolejności oceniać wydajność w miejscu pracy, co ma na celu poprawę wyników dla jednostek, zespołów i organizacji. Gensler podaje również, że miejsca pracy o wysokiej wydajności dwukrotnie częściej znajdują się w wysokiej jakości budynkach biurowych. 

Często opisuje się je jako mniej istotne środki, ale nadal wpływają one na twarde wyniki biznesowe. Lepsze doświadczenie może sprzyjać retencji. Lepsza współpraca może usprawnić realizację zadań. Lepsza jakość miejsca pracy może sprzyjać lepszym wynikom.

Zbieranie danych jest łatwiejsze niż wiedza, co z nimi zrobić.

Właśnie w tym miejscu słabsze projekty w miejscu pracy często zawodzą. Gromadzą one informacje zwrotne z ankiet, dane o obłożeniu i wzorce użytkowania, ale nie łączą ich z jasnym kierunkiem strategicznym.

Firma nie czerpie korzyści z wiedzy o tym, że przestrzenie do współpracy są zajęte, jeśli ta wiedza nie jest wykorzystywana w planowaniu. Nie czerpie korzyści z nierównomiernej frekwencji, chyba że wpływa to na politykę, strukturę miejsc pracy lub decyzje dotyczące portfela.

Prawdziwa wartość tkwi w powiązaniu danych ze strategią.

Leesman trafnie to ujmuje. Twierdzi, że niezbędnym pierwszym krokiem w tworzeniu świetnego miejsca pracy jest zrozumienie, czego potrzebują pracownicy i jakie problemy należy rozwiązać. Na tym właśnie polega różnica między zwykłym gromadzeniem informacji a ich właściwym wykorzystaniem. 

Przejście od projektowania opartego na założeniach do strategii miejsca pracy opartej na dowodach nie ogranicza się do jednego rynku. Dzieje się to w całej Europie.

Ma to znaczenie, ponieważ różne kraje i kultury biznesowe zmagają się z wieloma podobnymi wyzwaniami. Praca hybrydowa, efektywność portfela, konkurencja o talenty i zapotrzebowanie na mierzalne rezultaty to nie odosobnione problemy. Występują one na różnych rynkach. Badania CBRE, JLL, Gensler i British Council for Offices wskazują na ten sam kierunek, choć każda z nich podchodzi do tematu z nieco innej perspektywy. 

Dzięki Studio Alliance ta perspektywa sięga dalej. Wgląd w dane rynkowe jest dzielony, benchmarki stają się silniejsze, a strategie stają się łatwiejsze do skalowania. Dla firm poszukujących doradztwo w zakresie projektowania biur w Europie, taki obraz rynku jest cenny, ponieważ łączy wiedzę lokalną z dowodami pochodzącymi z szerszego środowiska pracy.

Jednym z najmocniejszych argumentów przemawiających za doradztwem opartym na danych jest to, że tworzy ono trwałą pętlę sprzężenia zwrotnego.

Zmierz. Zaprojektuj. Udoskonal.

To skuteczniejsze niż traktowanie projektu biura jako jednorazowego zadania. Potrzeby w miejscu pracy się zmieniają. Zespoły się rozwijają. Zmieniają się wzorce obecności. Priorytety biznesowe ulegają zmianom. Podejście oparte na danych pozwala miejscu pracy reagować na zmiany w czasie, zamiast tkwić w starych założeniach.

Rezultatem jest inteligentniejsze miejsce pracy, niższe ryzyko i lepsze wyniki biznesowe. Właśnie dlatego doradztwo w zakresie projektowania biur opartego na danych nie jest już miłym dodatkiem. To standard, którego powinni oczekiwać poważni klienci.

Projektowanie biur wykracza daleko poza wykończenie, meble i pierwsze wrażenie. Teraz jest znacznie bliższe strategii biznesowej.

Firmy potrzebują miejsc pracy, które wspierają wydajność, przyciągają i zatrzymują pracowników, mądrze wykorzystują przestrzeń i wytrzymują kontrolę na szczeblu zarządu. To wymaga czegoś więcej niż tylko kreatywnego instynktu. Wymaga dowodów.

Najlepsi konsultanci to rozumieją. Wykorzystują wiedzę pracowników, dane dotyczące wykorzystania zasobów, wywiady, warsztaty i benchmarking, aby kształtować decyzje odzwierciedlające rzeczywisty sposób pracy. Łączą projektowanie z mierzalnymi rezultatami, takimi jak wykorzystanie zasobów, zaangażowanie, wydajność i efektywność. Pomagają klientom w opracowaniu strategii miejsca pracy, która jest praktyczna teraz i elastyczna w przyszłości.

Krótko mówiąc, doradztwo w zakresie projektowania biur w oparciu o dane nie polega na usuwaniu kreatywności z procesu. Chodzi o to, aby kreatywność stała się bardziej efektywna. Daje to projektowi mocniejsze podstawy i wyraźniejszy cel.

Właśnie tego oczekują firmy od nowoczesnego miejsca pracy.

Oznacza to, że decyzje dotyczące miejsca pracy opierają się na dowodach, a nie wyłącznie na preferencjach. Konsultanci wykorzystują ankiety, wywiady, dane dotyczące wykorzystania przestrzeni, warsztaty i analizy porównawcze, aby zrozumieć, jak wykorzystywana jest przestrzeń i czego potrzebuje firma.

Ponieważ wybory dotyczące miejsca pracy wpływają na koszty, produktywność, doświadczenia pracowników i długoterminową strategię dotyczącą nieruchomości. Wraz ze zmianą sposobu użytkowania biur przez pracę hybrydową, stare założenia często przestają być wiarygodne. 

Tak. Dobre dane dotyczące miejsca pracy mogą pokazać, jak ludzie postrzegają biuro, gdzie występują tarcia i jakie warunki sprzyjają lepszej koncentracji, współpracy i komfortowi. Badania Genslera dotyczące miejsca pracy łączą również jakość miejsca pracy z lepszą wydajnością. 

Do typowych źródeł zaliczają się ankiety pracownicze, wywiady z interesariuszami, warsztaty w miejscu pracy, dane dotyczące obłożenia i wykorzystania powierzchni oraz analizy porównawcze z podobnymi organizacjami lub sektorami.

Tak. Pomaga firmom unikać zajmowania zbyt dużej lub zbyt małej przestrzeni, wspiera lepsze decyzje inwestycyjne i daje zespołom kierowniczym bardziej solidną podstawę do planowania. Zarówno wytyczne JLL dotyczące wykorzystania miejsca pracy, jak i badania dotyczące przyszłości pracy potwierdzają tę szerszą tezę. 

Nie. Firmy różnej wielkości mogą skorzystać na zrozumieniu funkcjonowania swojego miejsca pracy. Ilość danych może się różnić, ale zasada jest ta sama.

Wcale nie. To daje decyzjom kreatywnym mocniejszy fundament. Projekt nadal musi być angażujący i przemyślany, ale kształtowany przez rzeczywiste potrzeby, a nie wyłącznie założenia.