Por qué la consultoría de diseño de oficinas debe basarse en datos

Antes, el diseño de oficinas se juzgaba principalmente por su apariencia. ¿Tenía buen aspecto? ¿Reflejaba la marca? ¿Transmitía modernidad? Esos aspectos siguen siendo importantes, pero ya no son suficientes por sí solos.

Hoy en día, las decisiones sobre el espacio de trabajo son decisiones empresariales. Afectan a los costes, el rendimiento, la retención de personal, el bienestar y la forma en que una empresa utiliza su espacio. Esto significa que cada decisión importante de diseño requiere más que una buena idea visual; requiere pruebas.

Por eso es moderno consultoría de diseño de oficinas Tiene que basarse en datos.

Los clientes se ven presionados a justificar la inversión, optimizar el uso del espacio y adaptarse a los cambios en los patrones de trabajo. En este contexto, el diseño basado en opiniones es difícil de defender. Los equipos directivos no quieren oír que una distribución, una combinación de salas de reuniones o una proporción de escritorios se eligieron simplemente porque les pareció lo correcto. Quieren una justificación clara. Quieren saber qué problema se está resolviendo, qué pruebas respaldan la decisión y cómo se medirá el éxito.

Y ese cambio ya se está produciendo en toda Europa. El trabajo híbrido ha modificado la demanda, el rendimiento en el lugar de trabajo se evalúa con mayor rigor y los equipos inmobiliarios están bajo presión para ofrecer tanto eficiencia como una mejor experiencia para los empleados. 

Una oficina bien diseñada debe seguir teniendo un buen aspecto, pero la apariencia es ahora solo una parte del trabajo. El lugar de trabajo influye directamente en el rendimiento de las personas, la colaboración de los equipos y la eficiencia con la que una empresa utiliza sus instalaciones.

Una oficina demasiado grande supone un derroche de dinero. Una oficina demasiado pequeña genera fricciones. Un diseño que ignora la forma en que las personas trabajan realmente puede debilitar la colaboración, frustrar al personal y dejar espacios valiosos sin utilizar. En cada caso, el problema no es solo el diseño, sino el rendimiento empresarial.

Por eso, la consultoría se ha vuelto más estratégica. Las empresas se plantean preguntas más complejas sobre la ocupación, la colaboración, la flexibilidad, el coste de la cartera de activos y la experiencia de los empleados. La encuesta "El futuro del trabajo 2024" de JLL, basada en más de 2,300 responsables de la toma de decisiones en el sector inmobiliario corporativo en 25 mercados, refleja este cambio de enfoque.

Durante años, muchos proyectos de oficina estuvieron condicionados por la jerarquía, las preferencias o la costumbre. Los directivos solían tener ideas preconcebidas sobre el número de escritorios, la distribución de las oficinas o lo que debía incluir un espacio de trabajo. En algunos casos, esas decisiones se basaban en criterios que ya no son válidos.

Ese enfoque ya está obsoleto.

El trabajo híbrido ha transformado el uso de las oficinas. Los patrones de asistencia varían según el equipo, el puesto y el día. Compartir escritorios es más común. Los espacios de colaboración suelen ser más importantes que las largas filas de escritorios asignados. Las zonas tranquilas, los espacios sociales y las áreas de proyectos flexibles ahora desempeñan un papel más relevante en muchas oficinas que antes. CBRE informa que el 80 % de las empresas que actualmente ocupan oficinas han adoptado y esperan mantener políticas de trabajo híbrido, mientras que el British Council for Offices ha afirmado que el trabajo híbrido ha modificado los supuestos que subyacen a la ocupación y la planificación de oficinas. 

Un fuerte Consultoría de diseño de oficinas en Londres Por lo tanto, el enfoque debe basarse en hechos, no en conjeturas. Los clientes necesitan opciones que puedan defender internamente y que puedan evaluar a lo largo del tiempo.

Una de las razones más claras para adoptar un enfoque basado en datos es que el trabajo híbrido ha hecho que los modelos de planificación tradicionales sean menos fiables.

Antes, una empresa podía basarse en suposiciones estándar sobre la ocupación, la asignación de escritorios y la demanda de salas de reuniones. Pero esas suposiciones se fundamentaban en patrones de asistencia más predecibles. Eso ya no es así.

El British Council for Offices informa que los picos de ocupación entre semana predominan ahora en las oficinas del Reino Unido, con una media de ocupación del 40 % de martes a jueves, frente al 30 % del total de los días laborables. Asimismo, señala que la utilización ha pasado del 80 % al 66 %, lo que ha impulsado un nuevo enfoque en la planificación de espacios de oficina.

Como lo destacó el miembro holandés de Studio Alliance, Ditt OfficemakersSi un espacio no se utiliza correctamente, no funciona. Y precisamente por eso son importantes los datos de ocupación. Muestran si el lugar de trabajo fomenta el comportamiento previsto.

Una de las mayores ventajas de un proceso basado en datos es que reduce el riesgo.

Las reformas, los traslados y las remodelaciones de oficinas implican una inversión considerable. Además, influyen en las decisiones inmobiliarias a largo plazo. Por lo tanto, cuando una empresa se equivoca en su estrategia de espacios de trabajo, las consecuencias financieras y operativas pueden perdurar durante años.

Los datos ayudan a reducir ese riesgo de varias maneras. Facilitan la optimización del tamaño de los equipos. Ayudan a las empresas a evitar sobredimensionar o subdimensionar sus espacios de trabajo. Y brindan a los equipos directivos una base más sólida para la planificación a largo plazo.

La guía de JLL sobre datos de utilización del espacio de trabajo lo deja claro, vinculando los datos de planificación de la ocupación con una mejor toma de decisiones y la optimización del espacio. Su estudio más amplio sobre el futuro del trabajo también muestra que las empresas esperan un mayor enfoque en la utilización del espacio de trabajo y un uso más inteligente de sus carteras en los próximos años. 

Un proceso basado en datos no se limita a sensores o paneles de control. Una buena consultoría transforma la información en acción.

En toda la red de Studio Alliance, la consultoría ya incluye encuestas a empleados, entrevistas, talleres, datos de utilización y análisis comparativos. Cada uno de estos elementos desempeña un papel diferente.

Las encuestas a empleados ayudan a comprender cómo perciben su entorno laboral actual y qué factores contribuyen a su productividad. Las entrevistas y los talleres aportan contexto sobre las necesidades del equipo, las prioridades empresariales y los problemas prácticos. Los datos de utilización revelan cómo se utiliza realmente el espacio. El análisis comparativo sitúa estos hallazgos en un contexto de mercado más amplio.

Aquí es donde la experiencia consultores de diseño de interiores de oficinas Aportar valor real. Los datos en sí son solo el punto de partida. Deben interpretarse correctamente, vincularse a la estrategia y transformarse en un plan de trabajo viable.

Area, miembro británico de Studio Alliance, ha señalado que las principales consultoras ya trabajan con un enfoque basado en resultados y datos. En la práctica, esto significa utilizar el conocimiento del comportamiento para dar forma al diseño, en lugar de basarse en suposiciones.

Esto es importante porque, a menudo, las personas utilizan las oficinas de forma diferente a como lo espera la dirección. Una empresa puede pensar que necesita salas de reuniones más formales, cuando lo que realmente necesita el personal es una mayor variedad de espacios informales para colaborar, áreas tranquilas para concentrarse o espacios flexibles para trabajar de forma ocasional.

Esto coincide con la evidencia general del mercado. CBRE señala que las empresas están reequilibrando los espacios de trabajo para crear una mejor experiencia en la oficina, al tiempo que optimizan sus carteras, y la investigación de Gensler sobre espacios de trabajo se centra en cómo el diseño afecta el rendimiento individual, de equipo y organizacional. 

CAPEXUSStudio Alliance, miembro checo de Studio Alliance, es un buen ejemplo de esto en la práctica. Comprender cómo las personas utilizan realmente un espacio de trabajo puede influir directamente en la distribución, el flujo y la estrategia espacial.

Existe la tendencia a considerar los datos del lugar de trabajo como puramente operativos: tasas de ocupación, uso de escritorios, demanda de salas de reuniones, costo por metro cuadrado.

Pero eso es solo una parte de la historia.

Miembro italiano de Studio Alliance, Il PrismaEsto refleja una idea más amplia: los datos también ayudan a las empresas a comprender el bienestar, la colaboración y la experiencia. La Encuesta Global de Lugares de Trabajo 2024 de Gensler defiende una postura similar, abogando por un enfoque centrado en las personas para evaluar el desempeño laboral y así mejorar los resultados para individuos, equipos y organizaciones. Gensler también informa que los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen el doble de probabilidades de estar ubicados en edificios de oficinas de alta calidad. 

Estas medidas suelen describirse como menos tangibles, pero aun así influyen en los resultados empresariales concretos. Una mejor experiencia puede favorecer la retención de clientes. Una mejor colaboración puede mejorar la entrega de resultados. Una mejor calidad en el entorno laboral puede contribuir a un mayor rendimiento.

Recopilar datos es fácil comparado con saber qué hacer con ellos.

Ahí es donde suelen fallar los proyectos más débiles en el ámbito laboral. Recopilan comentarios de encuestas, datos de ocupación y patrones de uso, pero no logran vincularlos a una dirección estratégica clara.

Una empresa no se beneficia al saber que los espacios de colaboración están ocupados a menos que esa información sirva para planificar. Tampoco se beneficia al observar una asistencia desigual a menos que esto influya en las políticas, la composición del espacio de trabajo o las decisiones sobre la cartera de proyectos.

El verdadero valor reside en vincular los datos con la estrategia.

Leesman lo explica muy bien. Afirma que un primer paso fundamental para crear un excelente ambiente de trabajo es comprender qué necesitan los empleados y qué problemas deben abordarse. Esa es la diferencia entre simplemente recopilar información y utilizarla adecuadamente. 

El cambio de un diseño basado en suposiciones a una estrategia de espacio de trabajo basada en evidencia no se limita a un solo mercado. Está ocurriendo en toda Europa.

Esto es importante porque distintos países y culturas empresariales se enfrentan a muchas de las mismas presiones. El trabajo híbrido, la eficiencia de la cartera de proyectos, la competencia por el talento y la demanda de resultados medibles no son problemas aislados, sino que se comparten en todos los mercados. Los estudios de CBRE, JLL, Gensler y el British Council for Offices apuntan en esa dirección, aunque cada uno aborda el tema desde una perspectiva ligeramente diferente. 

A través de Studio Alliance, esa perspectiva va más allá. Se comparten conocimientos entre mercados, los puntos de referencia se fortalecen y las estrategias se vuelven más fáciles de escalar. Para las empresas que buscan Consultoría de diseño de oficinas en EuropaEsa visión intermercado es valiosa porque combina el conocimiento local con información más amplia del entorno laboral.

Uno de los argumentos más sólidos a favor de la consultoría basada en datos es que crea un ciclo de retroalimentación continuo.

Medir. Diseñar. Perfeccionar.

Esto resulta más eficaz que tratar el diseño de oficinas como un ejercicio puntual. Las necesidades del lugar de trabajo cambian. Los equipos crecen. Los patrones de asistencia varían. Las prioridades empresariales cambian. Un enfoque basado en datos permite que el espacio de trabajo se adapte con el tiempo, en lugar de estancarse en viejas suposiciones.

El resultado es un espacio de trabajo más inteligente, menor riesgo y mejores resultados empresariales. Por eso, la consultoría de diseño de oficinas basada en datos ya no es un extra opcional, sino el estándar que los clientes exigentes deben esperar.

El diseño de oficinas ha evolucionado mucho más allá de los acabados, el mobiliario y las primeras impresiones. Ahora está mucho más ligado a la estrategia empresarial.

Las empresas necesitan espacios de trabajo que fomenten el rendimiento, atraigan y retengan talento, optimicen el uso del espacio y superen el escrutinio de la junta directiva. Esto requiere más que instinto creativo; requiere pruebas.

Los mejores consultores lo entienden. Utilizan información sobre los empleados, datos de utilización, entrevistas, talleres y análisis comparativos para tomar decisiones que reflejen la forma en que las personas trabajan realmente. Vinculan el diseño con resultados medibles como la utilización, el compromiso, el rendimiento y la eficiencia. Y ayudan a sus clientes a desarrollar una estrategia de espacio de trabajo que sea práctica ahora y adaptable en el futuro.

En resumen, la consultoría de diseño de oficinas basada en datos no consiste en eliminar la creatividad del proceso, sino en potenciarla. Le otorga al diseño una base más sólida y un propósito más claro.

Y eso es lo que las empresas necesitan del lugar de trabajo moderno.

Esto significa que las decisiones en el lugar de trabajo se basan en datos objetivos, no solo en preferencias personales. Los consultores utilizan encuestas, entrevistas, datos de utilización, talleres y análisis comparativos para comprender cómo se utiliza el espacio y qué necesita la empresa de él.

Porque las decisiones sobre el lugar de trabajo afectan a los costes, la productividad, la experiencia de los empleados y la estrategia inmobiliaria a largo plazo. Con el trabajo híbrido transformando el uso de las oficinas, las antiguas suposiciones a menudo ya no son fiables. 

Sí. Los datos fiables sobre el entorno laboral pueden revelar cómo las personas experimentan la oficina, dónde surgen fricciones y qué tipo de ambientes favorecen una mayor concentración, colaboración y comodidad. La investigación de Gensler sobre el entorno laboral también vincula la calidad del espacio de trabajo con un mejor rendimiento. 

Las fuentes habituales incluyen encuestas a empleados, entrevistas con las partes interesadas, talleres en el lugar de trabajo, datos de ocupación y utilización, y comparaciones con organizaciones o sectores similares.

Sí. Ayuda a las empresas a evitar ocupar demasiado o muy poco espacio, facilita mejores decisiones de inversión y proporciona a los equipos directivos una base más sólida para la planificación. Tanto la guía de JLL sobre la utilización del espacio de trabajo como su estudio sobre el futuro del trabajo respaldan esta afirmación. 

No. Empresas de distintos tamaños pueden beneficiarse al comprender el rendimiento de su entorno laboral. La cantidad de datos puede variar, pero el principio es el mismo.

En absoluto. Proporciona una base más sólida a las decisiones creativas. El diseño sigue teniendo que ser atractivo y estar bien pensado, pero se basa en necesidades reales y no solo en suposiciones.