Hot desking wint aan populariteit, omdat organisaties op zoek zijn naar slimmere en flexibelere manieren om hybride werken te ondersteunen, ongebruikte ruimte te verminderen en samenwerking te stimuleren. Maar geeft het werknemers meer mogelijkheden of zorgt het juist voor onnodige wrijving?
Geschreven door een lid MorphozaDit artikel onderzoekt wat hot desking nu eigenlijk betekent voor werknemers, en bekijkt waarom sommige werknemers goed gedijen bij het delen van een bureau, terwijl anderen er moeite mee hebben, en wat kantoren kunnen doen om het te laten werken.
Wat is hot desking?
Bij hot desking, ook wel flex desking of desk sharing genoemd, worden vaste werkplekken vervangen door een 'wie het eerst komt, het eerst maalt'-principe. Werknemers kiezen elke dag zelf waar ze willen werken en bewegen zich door het kantoor in plaats van steeds naar dezelfde werkplek terug te keren.
Voor sommigen brengt dit een gevoel van vrijheid en afwisseling met zich mee. Voor anderen kan het onvoorspelbaar en ontwrichtend aanvoelen.
Wat vinden mensen zo fijn aan flexwerken?
- Vrijheid om te bewegenFlexwerken stelt werknemers in staat om elke dag zelf te kiezen hoe en waar ze werken. In plaats van aan één vaste werkplek gebonden te zijn, kunnen mensen de omgeving of opstelling kiezen die hun concentratie, comfort en productiviteit het beste ondersteunt.
- Meer samenwerkingNaarmate medewerkers zich door het kantoor bewegen, komen ze vanzelf in contact met collega's met wie ze normaal gesproken niet samenwerken. Deze informele ontmoetingen kunnen nieuwe ideeën opwekken en tot onverwachte samenwerkingen leiden..
- Werk op jouw manierFlexwerken ondersteunt verschillende werkstijlen. Of medewerkers nu zitten, staan of een rustiger hoekje opzoeken, ze kunnen hun werkplek aanpassen aan de taak die voorhanden is, wat bijdraagt aan een hogere tevredenheid en betere prestaties.
De psychologische uitdagingen van het delen van een werkplek:
- Verstoring van vertrouwdheid en routineMensen vinden vaak troost in een vertrouwde omgeving. Het wegnemen van een vaste werkplek kan de dagelijkse routine verstoren en bij sommige werknemers ongemak of angst veroorzaken.
- Verlies van territoriumgevoelZonder een eigen 'thuisbasis' kunnen werknemers zich minder verbonden voelen met de werkplek. Het ontbreken van een eigen plek kan van invloed zijn op hoe veilig en op hun gemak mensen zich voelen in gedeelde kantoorruimtes.
- Stress veroorzaakt door onzekerheidNiet weten waar je moet zitten - of moeite hebben met het vinden van een geschikte werkplek - kan stressreacties oproepen, waardoor het nemen van beslissingen moeilijker wordt en de concentratie gedurende de dag afneemt.
Flexwerken laten werken:
Door een systeem voor het reserveren van werkplekken te implementeren, kunnen medewerkers hun werkplekken van tevoren reserveren. Dit vermindert onzekerheid en zorgt ervoor dat aankomen op kantoor voorspelbaarder en minder stressvol aanvoelt. Duidelijke werkzones voor geconcentreerde taken, samenwerking en informele vergaderingen helpen mensen een omgeving te kiezen die aansluit bij hun behoeften. Lichte persoonlijke accenten, zoals draagbare items of digitale aanpassingen, kunnen een gevoel van verbondenheid creëren, zelfs zonder vaste werkplek. Het stimuleren van het opruimen van de werkplekken aan het einde van de dag zorgt ervoor dat de werkplekken klaar zijn voor de volgende gebruiker en draagt bij aan een nette en functionele kantooromgeving.
Dus... is flexwerken nou hip of niet?
Hot desking is geen kant-en-klare oplossing – en dat was ook nooit de bedoeling. Wanneer het doordacht wordt toegepast, kan het flexibele en dynamische manieren van werken ondersteunen. Maar wanneer het slecht wordt gedaan, kan het vrijheid snel in frustratie veranderen.
De sleutel zit hem in de balans: keuzevrijheid bieden, structuur geven en een gevoel van verbondenheid creëren. Want uiteindelijk wordt een succesvolle werkplek niet bepaald door waar mensen zitten, maar door hoe gesteund ze zich voelen als ze er zijn.
Bronvermelding van het artikel: Bianka Nagy, die inspiratie opdeed via de Place X-training bij Studio Alliance.